Asana come funziona: scopri come organizzare il tuo lavoro

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Un’azienda può avere diversi team al suo interno e gestire diversi progetti; ciascuno di essi è composto da più task. Con la email aziendale, si può creare un’organizzazione: tutti i colleghi che si iscriveranno saranno in automatico collegati al gruppo di lavoro che si è creato. A questo punto, se l’organizzazione è molto strutturata, si potranno creare i diversi team. Asana è adatto anche ad aziende piccole con voglia di crescere. Vediamo il perché.

Crea un progetto su Asana

Se ad esempio si vogliono rinnovare tutti i testi del sito, comprese le schede prodotto, si adotta un nuovo tono di voce in linea con la nuova brand image. Per evitare di perdersi tra una marea di email, si costruiscono progetti su Asana. In alto sulla sinistra c’è un pulsante arancione con il simbolo +: cliccandolo si crea un singolo task, una conversazione o un progetto, oppure si può invitare qualcuno a scoprire le meraviglie di Asana.

In seguito si potrà scegliere di condividere il progetto con uno dei team interni all’organizzazione. Una volta creato il progetto, si assegna un colore per distinguerlo dagli altri e invitare i vari membri che devono prenderne parte. Ciascuno di loro riceverà una notifica email. A proposito di notifiche, Asana permette di personalizzare le impostazioni per ciascun membro. Dopo aver definito progetto e team, puoi iniziare a inserire i singoli task.

I task: piccoli tesori di informazione

Asana è l’unità di base su cui lavorare: può essere un’azione da fare, un’idea da proporre, un’attività da assegnare a qualcuno, una telefonata da ricordare. Chiunque, nell’organizzazione, può assegnare un task. All’inizio può spaventare vedere il proprio calendario popolarsi di scadenze da rispettare, ma poi si apprezzerà la possibilità di non avere una quantità esorbitante di mail da leggere.

Per inserire i task all’interno di un progetto, bisogna cliccare sul pulsante Add Task in alto a sinistra. E’ la fase in cui si ragiona sui concetti espressi dal cliente, sul tono di voce che vuole adottare, su cosa gli piace e cosa no.

A questo punto, non rimane che assegnare ai membri del team le diverse pagine da realizzare. Asana qui aiuta molto: cliccando sulla faccina di ciascun membro del team, si può accedere agli impegni all’interno dei diversi progetti visualizzandoli come una lista oppure all’interno di un calendario.

Basterà un’occhiata per capire chi è in grado di fare cosa e in quali tempi. Asana permette di avere sempre chiaro il carico di lavoro dei tuoi colleghi.

Le sezioni sono molto utili: prima di tutto perché permettono di raggruppare i task, dividendoli per fasi, oppure per tipologia. La potenza delle sezioni, però, è ben più estesa.

In alto c’è la persona incaricata di svolgere quel task, la data entro cui completarlo e poi una serie di simboli molto utili:

Il cuore: è un modo veloce di dire che sei d’accordo con un commento o che apprezzi il completamento di quel task.

Il tag: è un’etichetta che ti permette di qualificare i task aggiungendo informazioni come “Prioritario” oppure “Necessita di revisione” e via dicendo. In questo modo, potrai cercare i task, trasversalmente all’interno dei progetti, tramite un tag specifico e avere subito un’idea chiara delle priorità.

I subtask: sono le possibili suddivisioni del task, ciascuna delle quali può essere assegnata a una persona specifica. Usare i subtask è molto utile. Pensa, per esempio, a un task del tipo “Scrittura blog post”. Questo task si può suddividere in almeno 3 subtask: scrittura, editing, realizzazione grafica. Creando dei subtask potrai spuntare ogni singola fase del lavoro.

Gli allegati: Asana è integrato con Dropbox, Google Drive e Box, permettendo di allegare tutto ciò che serve per ciascuna attività prevista nel progetto.

Le funzioni aggiuntive: tra le altre cose, puoi duplicare un task scegliendo quali attributi copiare oppure puoi convertirlo in un progetto se ti sei reso conto che è più complesso di quanto credessi.

I commenti: all’interno del task, puoi scegliere di aggiungere dei follower, persone con cui iniziare una conversazione su quella determinata attività. Tranquillo: potrai “defollowarti” in qualsiasi momento.

La visualizzazione del progetto

La spunta dei task significa che il progetto sta avanzando. Nella schermata del progetto (alla voce Progress) si può seguire l’andamento, e decidere di ricevere settimanalmente un aggiornamento sul proprio status. Sotto il nome del progetto, vedrai che ci sono diverse voci, oltre a quella del progresso.

Si può infatti visualizzare la lista dei task, le conversazioni sul progetto, il calendario con tutti i task distribuiti, la raccolta dei file allegati ai diversi task.

Le conversazioni sono un ottimo strumento introdotto nell’ultima versione di Asana. Ora si può dialogare con gli altri componenti del team su 3 livelli: task, progetti e team. Si può aprire una conversazione di progetto per parlare dell’andamento generale dei lavori oppure per fare un brainstorming, al di là quindi del singolo task.

Invio delle email per creare task

Si possono creare task anche inviando una semplice email a un indirizzo che fornisce Asana. Naturalmente, si dovrà usare l’account di posta con cui ci si è iscritti: così si potrà creare task nella lista My tasks oppure iniziare una conversazione di team o di progetto.

Asana interpreterà i messaggi in questo modo:

• Oggetto del messaggio = nome del task;
• Corpo del messaggio = descrizione del task;
• Allegati = allegati del task;
• Indirizzi nel campo CC = followers del task.